Privatlivspolitik


Privatlivspolitik for Frivilligcenter & Selvhjælp Hørsholm

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Frivilligcenter & Selvhjælp Hørsholm er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Du kan altid kontakte foreningens data-kontaktperson, som er:

Kontaktperson: Centerleder Tina Holkmann Gerling

Adresse: Rungstedvej 1C, 2970 Hørsholm

CVR: 31 96 96 70

Telefonnr.: 29 26 20 40/45 76 70 90

Mail: Denne email adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

Hjemmeside: www.frivillighorsholm.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger

Almindelige personoplysninger: Navn på privat medlem, tovholder eller formand for frivillig gruppe eller forening, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, mailadresse, foreningers medlemsantal hvor oplyst. Desuden information om frivillige gruppers og foreningers centrale aktiviteter

2. Oplysninger om frivillige

Almindelige personoplysninger: Navn, adresser, telefonnummer, mailadresser, fødselsdag og interesser. Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer når nødvendigt. Børneattest med cpr.nr. og oplysninger om strafbare forhold ved arbejde med børn

3. Oplysninger om brugere

Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, telefonnummer og mailadresser, alder og interesser følsomme personoplysninger: Særlige forhold, der gør sig gældende fx familieforhold eller sygdom

4. Oplysninger om ansatte

Almindelige personoplysninger: Navn, adresse, telefonnummer og mailadresse
Andre oplysninger: CV, cpr.nr. og bankkontonummer

5. Oplysninger om deltagere i kurser og netværksmøder

Registrering af almindelige personoplysninger: Navn, mailadresse, forening og evt. interesser
Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig selv. I nogle tilfælde kan der være andre kilder, fx:

Offentlige myndigheder, fx nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn og indhentning af børneattest  Sociale medier eller andre kanaler som er offentligt tilgængelige

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Lovlige grunde til at behandle oplysninger om dig er:

At vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
At det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
At loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
At du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer, møde- og kursusdeltagere er:

At behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev.
At vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, invitere til, gennemføre og følge op på dem.
At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
At kunne levere service du har bedt om
At administrere din relation til foreningen

Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige og ansatte er:

At vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen.

At vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om fx kurser og kompetenceudvikling.

At opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på frivillige (og andre) som arbejder med børn under 15 år)
At kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende.
At administrere din relation til foreningen.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser som er:

At håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter.
At du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
At kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter.
At kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen.
At bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.
At informere og promovere frivillige gruppers og foreningers aktiviteter i nyhedsbreve og på Frivilligcentrets hjemmeside

Samtykke

Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – fx til brug for markedsføring - uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som frivillig eller som bruger:

Medlemmer, møde- og kursusdeltagere: Vi sletter oplysninger om dig et år efter, at dit medlemskab er ophørt.

Frivillige og ansatte: Vi sletter oplysninger om dig, et år efter at dit frivillige arbejde ophører.

Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Ansatte: Vi sletter oplysninger om dig fem år efter, at ansættelsen ophører.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)  Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig (indsigtsret)  Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)  Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)  Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring  Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger, vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Du finder kontaktoplysninger øverst her i privatlivspolitikken.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne - Datatilsynet - over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, retter vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.

Frivilligcenter & Selvhjælp Hørsholm 25.5.2018

Frivilligcenter & Selvhjælp Hørsholm

Rungstedvej 1C, 1. th., 2970 Hørsholm
Tlf.: 29 26 20 40. Mail: Denne email adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.

Følg os på facebook: www.facebook.dk/frivillighorsholm